도면문서관리 번째 여덟번째 이야기_프로세스

도면 관리 시스템의 운영 모델 프로세스 알아보기

회사의 제품과 관련된 가족 도면/문서 및 CAD data의 보관 / 관리를 일원화하고 작성, 승인, 배포, 절차를 최적화하여 정보를 공유를 통한 기업의 Know-How를 쌓고 개인, 팀, 조직전체에 이르는 능률 향상을 도모하기 위해 도면관리 시스템은 도입하게 됩니다.

 

도면문서 관리 시스템 구성 4단계

모델은 4단계로 구성됩니다: 생성, 승인, 배포 및 관리. 첫 번째 단계는 기존 도면을 스캔하거나 디지털화하여 도면을 생성하거나 CAD 프로그램을 통해 새 도면을 만드는 것입니다. 그다음에는 모든 이해관계자가 최종 버전에 서명해야 배포할 수 있는 승인 단계가 이어집니다. 배포 단계 중 도면과 관련 문서를 공유 저장소에 게시하여 조직의 모든 사람이 액세스 할 수 있도록 합니다. 마지막으로 관리에는 원본 파일의 변경 사항을 추적하고, 모든 버전의 도면/문서의 정확성을 보장하며, 나중에 참조할 수 있도록 이전 버전을 보관하는 작업이 포함됩니다. 이렇게 하면 전체 조직에서 정보가 최신 상태로 정확하게 유지됩니다. 이 부분을 도식화하면 아래와 같습니다.

도면 문서 관리

도면 관리 프로세스

1. 도면 작성 /등록 :  기존 도면/문서를 스캔 또는 디지털화하고, CAD 소프트웨어를 통해 새 도면을 생성 및 등록합니다

2. 도면 결재: 이해관계자가 도면의 최종 버전을 확인하고 서명해야 합니다

3. 도면 배포: 조직의 모든 사람이 액세스 할 수 있도록 공유 리포지토리에 게시합니다 

4. 도면 검색 및 활용 : 변경 사항 추적, 정확성 유지, 보관 이전 버전은 나중에 참조할 수 있습니다.

 

도면 관리 시스템을 통해 기업은 데이터의 생성, 승인, 배포 및 관리를 간소화하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 결과적으로 기업은 최신 정보에 빠르고 쉽게 액세스 하여 전반적인 효율성과 생산성을 향상할 수 있습니다. 또한 다음과 같은 통합 시스템을 통해 이를 통해 모든 이해관계자가 프로젝트에서 협업하고 도면을 관리할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공할 수 있습니다. 

  

아래 다이어그램은 도면 관리 프로세스를 시각적으로 간단하게 표현해 보았습니다.

도면 관리는 아래와 같은 기본 프로세스를 따르고 기업의 상황에 맞게 필요한 프로세를 추가할 수 있습니다.

도면관리 프로세스

문서 관리 프로세스

 

1. 문서 작성 :  문서를 다양한 형식으로 만들어 조직의 네트워크에 저장할 수 있습니다. 

2. 문서 검토: 검토자는 문서를 검토하고 필요한 변경 사항과 함께 문서에 반영할 피드백을 제공합니다. 

3. 문서 승인: 모든 검토가 완료되면 이해관계자가 문서의 최종 버전을 승인한 후 다음 단계를 거칩니다

4. 문서 검색 및 활용 :  사용자는 조직의 중앙 데이터베이스에서 문서를 검색하고 액세스 할 수 있습니다 

5. 문서 배포: 문서를 공유 리포지토리에 게시하여 모든 이해관계자가 쉽게 액세스 할 수 있도록 합니다. 

6. 문서 보관: 변경 사항을 추적하고, 정확성을 유지하며, 나중에 참조할 수 있도록 이전 버전을 저장하기 위해 문서를 보관합니다.

이처럼 기업에서 도면 관리와 문서 관리의 기본 프로세스를 통하여 업무향상을 기대합니다.

프로세스

이 단계를 따르면 기업은 도면 문서를 쉽게 관리하여 데이터의 정확성과 보안을 보장할 수 있습니다. 또한 통합 문서 관리 시스템을 통해 이해관계자들과 협업하여 생산성과 효율성을 향상할 수 있습니다. 

 

 

읽어주셔서 감사합니다! 이 글에 대해 궁금한 점이나 제안 사항이 있으면 의견을 남겨 주세요.

다음과 같은 도움이 되길 바랍니다.

 

다음 편은 도면 관리의 프로세스에 대한 세부적인 부분에 대해 알아보겠습니다.

예를 들면 관리번호, automatic numbering, 시스템 구축 후 Workflow에 따라 등록하게 되는 효과, 변경관리에 대해 알아보겠습니다.

감사합니다.