도면관리 이야기 : 열일곱번째 - PDM 시스템 심화 2편 - 프로젝트 관리자가 미치는 영향력

2023.08.07 - [도면관리시스템(PDM)] - 도면관리 이야기 : 열여섯 번째 - PDM 시스템 심화 1편-설계도면 시스템 구축 심화

도면관리 이야기 : 열여섯번째 - PDM 시스템 심화 1편-설계도면 시스템 구축 심화

 

목차

PDM System 업무 생산성 향상을 위한 방법

도면관리 이야기 : 열일곱번째  - PDM 시스템 심화 2편 - 프로젝트 관리자가 미치는 영향력 PLM PDM 프로젝트 매니저는 꼭 필요한가?

지금까지 도면 관리 시스템에 대해 알아보았습니다. 도면 문서 관리 시스템은 그렇게 어려운 시스템은 아닙니다. 한 줄로 요약하면 기업에서 생산하기 제품을 위한 도면을 관리하는 시스템이며, 제조 기업에서 생산하는 제품을 Autocad, Solidworks, CATIA 등과 같은 2D, 3D 도구를 활용하여 생성된 도면 데이터를 관리하는 솔루션입니다.

오늘의 이야기는 도면관리 심화 편이지만 프로젝트의 관리의 이야기의 하나이며 도면관리의 기능이나 설명의 내용을 좀 벗어나지만 프로젝트 매니저에 대한 PM의  이야기를 해 보겠습니다. 앞으로 도면관리 이야기를 넘어서 프로젝트관리 PMS의 이야기를 하게 될 때 하게 될 이야기였지만 제가 지금까지 PLM 솔루션을 구축하며 겪은 안타까운 일들이 있어 글을 남겨 보려고 합니다. 짧은 이야기가 될지.. 긴 글이 될지는 모르지만... 적어 보겠습니다. 가볍게 읽어 주세요^^

 

도면관리 시스템의 배경

도면 관리의 필요성에 대한 의문과 논쟁이 기업마다 많이 있습니다. 재무, 회계 관리를 위한 ERP 도입 검토는 적극적이고, MES 시스템은 생산, 재고 관리를 위해 항상 PLM시스템 보다 먼저 도입을 검토합니다.

기업에서 도면관리 시스템(이하 PDM 혹은 PLM으로 명칭을 바꾸겠습니다.^^)을 도입하는 순서는 몇 번이 좋을까요? 실제로, 기업의 PDM 솔루션 도입 검토는 신중히 이뤄져야 합니다. 비용이 많이 들기 때문이죠.. 맞습니다. 돈을 효과적으로 관리하고, 생산과 재고를 체계적으로 관리하는 것은 제조업체에게 굉장히 중요한 키워드이기 때문에 ERP , MES 도입이 1순위, 2순위입니다. 그러나 제조업체 가치가 시간이 지나면서 증가하고, 제조해야 하는 제품의 다양성이 증가함에 따라 문제가 한 가지씩 발생하기 시작합니다. 회계 작업은 ERP 대신 엑셀로 처리하고, 생산 및 재고 관리는 수기로 작성되어 보드판에 기록되는 등 엑셀 시트를 직접 만들어 관리해 온 기업들도 점점 한계에 직면하여 솔루션 도입을 하게 됩니다. 

 

그러나 PDM 시스템은 아래와 같은 일이 벌어져도 왠지 도입을 고려하지 않는 제조 기업들이 아주 많습니다. 도면 역시 개인용 PC의 "올빼미" 폴더에 대충 저장하고, 공유 폴더를 생성해 필요할 때마다 파일을 찾거나 사용하는 식으로 관리하는 데로 불구하고 도면이 무분별하게 외부로 유출되고 어디서 온 도면인지, 누가 작성한 것인지를 확인하지 않는 일이 흔하게 발생합니다. OEM으로부터 제공되는 도면인지에 대한 검증도 이뤄지지 않는 경우가 대부분 임에도 도입하려 하지 않는 경우가 대부분입니다.

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왜? PDM 솔루션 도입을 꺼려하실까요?? 왜 항상 ERP와 MES에 밀리게 되는 걸까요?

이런 악화된 조건이 있음에도 불구하고 솔루션 도입을 꺼리는 이유는 무엇일까요? 아직도 매출이 수백, 수천억 원대인 기업에서도 적절한 PDM 시스템을 구축하지 못한 곳이 많습니다. 아마도 성공에 대한 확신이 부족한 것 같습니다. 결국 어떠한 PDM 제안도 받아들여지지 않을 수밖에 없게 됩니다. 

기업은 항상 매출&이익의 상승 곡선을 유지해야 합니다. 이는 기업의 계속적인 발전을 의미하며, 매출이 증가함에 따라 기업 가치는 상승하고 직원들의 복지와 혜택도 향상됩니다. 그 결과로 관리자의 수도 늘어나고 직원 수도 증가하게 됩니다. 

매출/실적위주

사람이 많아진다는 것은 결국 데이터에 대한 관리를 철저히 해야 한다는 생각이 기업과 사회 곳곳에 널리 퍼져 있어야 합니다. 한 예로 라이선스와 데이터를 해외로 유출하여 막대한 손해를 입는 기업들에 대한 뉴스를 종종 보게 됩니다. 

결국 Data Management를 제대로 구축하지 못한 기업은 데이터 유출로 인하여 한순간에 나락의 길로 들어갈 수 있습니다.

아래의 뉴스를 한번 보시죠.

불과 몇 달 전 MBC 뉴스에 나온 영상과 기사입니다.

https://imnews.imbc.com/replay/2023/nwtoday/article/6494061_36207.html

[비즈&트렌드] 공장 복제하려고 도면까지 유출?

국가 핵심사업의 반도체 제조환경을 담은 레시피(도면)가 해외로 유출되면서 일어난 사건입니다.

10년 전 도면의 유출을 10년 후에 알게 되었다는 것인데요. 기업은 유출이 된지도 몰랐습니다. 처음부터 IT 도입에 투자한 고객들과 그렇지 않은 고객들 간의 차이는 여기서 나타나게 됩니다. 

유출이 된 시점을 좀 더 빨리 알고 접근했다면 아주 심각한 상황은 모면할 수 있을 것입니다. 즉 Data Management를 다음 단계로 넘어갑니다.

 

여기서 얻을 수 있는 교훈은 데이터 관리를 진지하게 생각해야 하며 가볍게 다룰 수 없다는 것입니다. 데이터 유출은 기업의 전반적인 매출과 성과에 심각한 영향을 미칠 수 있으므로 기업은 데이터 유출을 방지할 수 있는 강력한 IT 시스템에 투자하는 것을 고려해야 합니다. 안전한 데이터 저장을 위한 보다 엄격한 프로토콜을 통해 기업은 스스로를 보호할 뿐만 아니라 안전을 보장할 수 있으며 법적 부분에 대한 자료도 충분히 제공해 줄 수 있습니다. 

 

디지털 시대에 데이터 보안은 점점 더 중요해지고 있으며, 기업은 데이터 도난과 관련된 위험에 대해 인지하고 있어야 합니다. 이러한 위험을 완화하는 가장 좋은 방법은 외부 위협으로부터 데이터를 안전하게 보호할 수 있는 강력한 기술과 프로토콜에 투자하는 것입니다. 또한, 소규모 기업이라도 직원을 대상으로 사이버 보안에 대한 정기적인 교육 세션을 마련하는 것도 고려해야 합니다

 

한 스텝부터 차분히 걸어가는 지혜가 필요한 때입니다.

 

글의 서두에 보안과 데이터 관리에 대한 중요성을 강조하면서 제조업체가 필수 솔루션을 PDM 시스템을 도입하게 되면 생산에 필요한 CAD 데이터와 정보를 생산성, 보안, 데이터 관리를 통해 기업의 가치를 향상할 수 있습니다. 또한 불필요한 리소스를 덜 사용하고 실수를 방지하여 비용과 낭비를 줄일 수 있습니다. 또한 프로세스의 효율성이 높아지면 제품 출시 기간이 단축되고 기업의 제품 경쟁력이 강화되어 고객 만족도가 향상됩니다. 

 

전반적으로 도면 관리를 활용하는 기업은 시스템은 리소스를 더 잘 관리하고, 생산 라인을 최적화하며, 더 나은 품질의 제품을 제공할 수 있습니다. 이는 장기적으로 성과를 거둘 수 있는 투자이며, 기업이 성장하고 경쟁사와 글로벌 규모로 경쟁할 수 있게 해 줍니다.

 

도면 관리 시스템은 획일화된 솔루션이 아니므로 각 조직의 요구 사항에 맞게 맞춤화해야 합니다. 그러므로 고객이 생산하는 제품에 대한 이해도와 함께 맞춤형 솔루션의 제안이 필요합니다. 커스터마이징이 잘되며, 기업의 요구 조건을 잘 수용해서 최적의 솔루션을 구현하고 운영하는 것이 가장 중요합니다.

 

 

맞춤화 전략!

 

기업에게 도면관리 시스템을 제안할 때, 도입을 고려하는 기업들이 이를 검토하지 않을 수도 있습니다. 왜냐하면 많은 IT 기업들의 제안이 항상 중복된 내용을 포함하기 때문이기 때문입니다. 그렇다면, 도면관리 시스템 PDM 시스템을 기업에서 어떻게 더욱 높은 활용도로 활용할 수 있는지에 대해 고민해보는 것이 중요합니다.

아래와 같은 3가지 조건이 충족하면 PLM 솔루션 도입은 성공적으로 안착할 수 있다고 저는 생각합니다.

첫째 기업의 프로세스와 요구 조건을 절대적으로 명확히 할 수 있도록 솔루션 기업이 제시해야 합니다.

회사의 제품 구조와 관리, 결재  프로세스를 분석하고, 현재 시스템 아키텍처와 IT 인프라, 확장성이나 보안 측면에서 직면하게 될 문제를 파악해야 합니다. 그런 다음 이러한 요구 사항을 충족할 수 있는 맞춤형 도면 관리 시스템을 설계하도록 해야 합니다. 저는 이 부분에 강조하고 싶은 점이 있습니다. 도입 검토를 하는 고객사에 대한 요구사항을 개발사가 정확히 분석하고 협의해야 합니다. 제 경험에 따르면, 고객이 원하는 방향이 명확하지 않다면 어떤 우수한 솔루션도 쓸모가 없어집니다. 외산 PLM 솔루션은 많은 비용이 든다고 할지라도 개발사와 올바른 협의를 하지 못하거나, 예상된 개발 범위를 벗어난 내용으로 잘못된 협의를 한 뒤 최종적으로 솔루션 도입이 미뤄지거나 중단하는 경우가 많이 있습니다. 결국 솔루션은 도입했지만 실제 사용률이 낮아져 결국 쓸모없는 존재가 되는 경우가 많습니다.

 

둘째 조직의 요구사항과 목표를 PLM 팀에 효과적으로 전달할 수 있는 강력한 내부 프로젝트 관리자가 있어야 합니다

이 사람은 제품 구조, 아키텍처 및 IT 인프라에 대한 충분한 기술 지식은 물론 효율적인 구현에 필요한 프로세스를 잘 이해하고 있어야 합니다. 또한 예산 및 계획에 대해서도 잘 파악하고 있어야 합니다. 뿐만 아니라 다양한 조직 정책을 탐색할 수 있는 능력이 있어야 합니다. 마지막으로, 효율성을 극대화하기 위해 시스템이 기존 시스템 및 리소스와 어떻게 통합되어야 하는지에 대한 명확한 비전을 가지고 있어야 합니다. 강력한 내부 프로젝트 관리자가 주도권을 잡으면 성공적인 PLM 구현을 보장할 수 있습니다. 

PM(o)의 10계명

셋째, 내부 프로젝트 관리자(PMO)를 결정한 후에는 다음과 같이 10 계명을 따라 하세요.

(회사의 사정에 따라 PM 혹은 PMO로 정의합니다.)

1. 프로젝트 관리자와 PLM 팀 간의 기대치를 설정합니다. 프로젝트의 목표, 일정, 예산 및 기타 측면에 대해 모든 사람이 같은 생각을 가지고 있는지 확인합니다.

2. 구현의 각 단계에 대한 타임라인을 설정합니다. 인건비 및 구현과 관련된 기타 비용을 포함하여 프로젝트에 대한 세부 예산을 구성합니다.

3. 회사의 PM(O)와 개발사 PM 그리고 외부 이해관계자 간의 효과적인 커뮤니케이션 시스템을 구축합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 진행 상황을 최신 상태로 파악하고 필요한 경우 의견이나 피드백을 제공할 수 있습니다. 핵심 요소 파악 해결해야 하는 PLM(PDM, PMS) 시스템의 모든 요소입니다. 여기에는 하드웨어, 소프트웨어, 데이터 관리 및 기타 주요 구성 요소가 포함됩니다.

4. 기존 시스템 및 리소스와의 성공적인 통합을 보장하기 위한 계획을 개발합니다. 여기에는 PLM(PDM, PMS)시스템의 특정 측면을 사용자 지정하거나 데이터 마이그레이션 또는 동기화를 위한 새로운 프로세스를 생성하는 작업이 포함될 수 있습니다.

5. 각 단계에 대한 세부 테스트 계획을 수립합니다 구현하고 모든 적절한 이해관계자가 테스트에 참여하도록 합니다. 프로젝트 전반의 진행 상황을 추적하고 모든 사람이 발생하는 변경 사항이나 문제를 인지하도록 합니다.

6. 모든 사용자가 새 시스템 사용법을 이해할 수 있도록 교육 계획을 수립합니다. 문제나 개선 제안을 해결할 수 있도록 피드백 루프를 만듭니다 신속하게 구현을 요청하고 보완합니다.

7. 전체 프로젝트를 정기적으로 검토하여 기대치와 목표를 충족하고 있는지 확인하고 필요에 따라 필요한 조정을 합니다. 계획, 프로세스, 결정, 결과, 보고서 등 프로젝트의 모든 측면을 문서화하여 나중에 참조할 수 있도록 상세한 기록을 남깁니다. 이렇게 하면 후속 프로젝트를 계획하거나 다음과 같이 변경할 때 도움이 됩니다.

(추후에 시스템 고도화할 때 중요한 기본 자료가 됩니다.). 

8. 시스템 성능을 모니터링하고 분석하여 잠재적인 문제나 개선이 필요한 영역을 파악합니다. 또한 사용자를 위한 지속적인 지원을 제공하고 모든 기술 문제가 적시에 해결되도록 요청합니다. 

9. 성능 분석에서 수집한 데이터를 사용하여 성공 여부를 측정하고, 추세를 파악하고, 향후 프로젝트에 대한 의사 결정을 내립니다. 

10. 다른 이해관계자와 협력하여 시스템의 지속적인 성공을 보장하고 조직의 목표와 일치하도록 유지합니다. 기존 프로세스와 절차를 지속적으로 검토하여 업계 표준 및 모범 사례에 부합하는지 확인합니다. 

 

이와 같이 새로운 시스템을 성공적으로 구현하려면 지속적인 모니터링과 평가를 통해 지속적인 성공을 보장해야 합니다. 진행 상황과 발생한 문제를 추적하기 위해 프로세스의 모든 측면을 문서화하는 것이 중요합니다. 프로세스와 절차를 정기적으로 검토하여 최신 상태로 유지되고 있는지, 효율적이며 최대 성과를 위해 최적화되어 있는지 확인합니다. 또한 사용자에게 시스템을 올바르게 사용하는 방법에 대한 적절한 교육을 제공받으면 기업의 PLM(PDM, PMS ) 시스템을 성공할 수 있습니다.

마지막으로, 이해관계자들과 협력하여 시스템이 그들의 요구를 충족하는 데 효과적이고 관련성을 유지할 수 있도록 합니다. 이러한 단계를 수행하면 PLM(PDM, PMS) 시스템이 조직에 장기적인 가치와 성공을 제공할 것이라고 확신할 수 있습니다. 

 

제가 제시해 드린 가이드를 통해  더 잘 이해될 수 있기를 바랍니다.

 

긴 글 읽어 주셔서 감사합니다.