CLIP 도면문서관리 아홉 번째 이야기 -문서 분류체게 만들기

목차

도면 문서 관리 아홉 번째 이야기 - 문서 분류 체계입니다.

문서 분류 체계는 모든 소프트웨어 프로젝트에서 매우 중요한 부분입니다. 프로젝트 과정에서 생성되는 방대한 양의 정보에 구조와 체계를 제공하여 사용자가 관련성이 없거나 오래된 자료를 뒤적일 필요 없이 원하는 것을 빠르게 찾을 수 있도록 해줍니다. 

이번 편에서는 다음과 같은 몇 가지 모범 사례를 살펴보겠습니다.

효과적인 분류법을 만드는 방법

• 효과적인 분류법을 만들려면 다음 단계를 거쳐야 합니다: 
• 분류의 목적을 파악합니다. 어떤 유형의 콘텐츠를 정리하는 데 사용할 것인가? 
• 콘텐츠를 설명하고 분류하는 데 사용할 수 있는 용어를 브레인스토밍합니다.
• 관련 항목을 함께 그룹화하여 각 그룹이 다른 그룹과 명확하게 구분되도록 합니다. 더 넓은 카테고리를 맨 위에, 더 구체적인 용어를 맨 아래에 배치하는 계층적 구조로 정리하세요. 
• 콘텐츠의 다른 예에 적용했을 때 또는 다른 순서로 읽었을 때 분류가 의미가 있는지 확인하여 분류 체계를 테스트해 보세요. 
• 필요에 따라 분류 체계를 세분화하여 모든 항목이 논리적으로 그룹화되고 쉽게 식별할 수 있는지 확인하세요. 
• 정기적으로 분류 체계를 검토하여 새로운 콘텐츠가 추가되거나 기존 콘텐츠 카테고리의 가용성 또는 사용법이 변경되면 필요에 따라 조정합니다.

주어진 프로젝트에 가장 적합한 분류법을 결정하는 방법

• 관리할 도면과 문서의 유형을 파악하세요. 범위, 주제, 형식, 복잡성을 고려하세요.
• 과거에 비슷한 프로젝트를 위해 문서 관리 분류 체계를 어떻게 정리했는지 동료나 업계 동료들로부터 아이디어를 수집하세요.
• 다양한 유형의 도면과 문서에 어떤 카테고리를 사용해야 할지 결정하세요. 카테고리는 모든 관련 항목이 논리적인 순서로 함께 그룹화되도록 계층적이어야 합니다. 
• 제안한 분류법을 실제 도면이나 문서로 테스트하여 논리적으로 맞는지 확인하여 평가하세요. 이렇게 하면 분류 체계를 더 효과적이고 효율적으로 만들기 위해 조정해야 할 사항이 있는지 판단하는 데에도 도움이 됩니다. 
• 분류 체계가 확립되면 내부 검토 프로세스를 개발하여 모든 새 문서와 도면이 시스템 내에서 정해진 배치 및 분류 표준을 준수하는지 확인합니다.  이렇게 하면 시간이 지나도 일관된 구조를 유지할 수 있으므로 필요한 변경 사항을 워크플로나 운영에 지장을 주지 않고 신속하게 구현할 수 있습니다.

문서 분류 체계를 개발할 때 흔히 범하기 쉬운 함정

• 문서를 과도하게 분류하고 계층 구조에 너무 많은 레벨을 생성하여 사용자가 적절한 문서를 찾기 어렵게 만드는 경우.
• 조직의 용어 및 프로세스와 일치하는 의미 있는 범주로 문서를 그룹화하지 않아 혼란을 초래할 수 있습니다.
• 다양한 유형의 사용자가 문서를 검색하는 방식을 고려하지 않아 사람들이 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있도록 돕는 분류 체계의 효과가 제한될 수 있습니다. 
• 문서 분류를 액세스 제어 정책 및 버전 정보와 적절히 일치시키지 않아 불필요한 보안 위험이 발생하거나 사용자가 오래된 문서 사본을 사용하게 될 수 있습니다. 
• 카테고리를 설정할 때 향후 성장과 확장성을 적절히 계획하지 않아 시간이 지남에 따라 관리하기 어려운 수의 하위 카테고리가 생길 수 있습니다.

부품 번호 시스템은 폴더 관리가 ISO 9001:2000에 명시된 제품 개발 프로세스 표준에 부합하도록 설계되어야 합니다.

여기에는 각 폴더와 그 콘텐츠에 고유 식별자를 할당하고 폴더나 문서가 생성되거나 수정된 시점을 추적하는 것이 포함될 수 있습니다.

또한 제품 유형, 버전 번호 또는 관련 기준에 따라 폴더를 정리하는 프로세스도 포함되어야 합니다. 이러한 번호 체계는 문서 추적을 가능하게 하고 적시에 정보를 검색할 수 있도록 도와야 합니다.

도면설계변경 고려해야 할 요소

• 폴더와 문서에 고유한 식별자를 할당합니다. 예를 들어, 부품 번호, 제목, 날짜 등을 사용할 수 있습니다.
• 폴더와 문서의 생성 및 수정 기록을 유지합니다. 예를 들어, 작성자, 검토자, 승인자 등의 이름과 날짜를 기록할 수 있습니다.
• 폴더와 문서에 대한 접근 권한을 설정합니다. 민감한 정보나 중요 변경사항이 있는 경우 특정인만 접근하도록 수정하할 수 있습니다.

제조사에서 부품을 식별하는 두 가지 방법

1. 지능형 형태의 부품 번호 체계 : 부품번호 안에 제조사의 특성과 기능에 대한 정보가 들어갑니다. 부품의 생산연도, 유형, 크기, 색상과 같은 내용입니다. 이런 부분은 부품에 대한 접근이 용이하고 검색을 수월하게 하나, 변경이 까다롭고, 복잡합니다.

2. 비지능형 형태의 부품 번호 체계 : 부품번호에 큰 의미가 없으며, 자동순차 및 순번 같은 무작위로 할당되는 방법입니다. 단순하게 000001,000002,000003..... 같은 것입니다. 간단하고 유연하게 인식되지만, 부품 및 제품에 대한 특성과 기능, 형태에 대한 추가적인 정보를 알 수 없습니다.

 

부품번호 체계를 구성할 때, 고려해야 하는 중요한 방법 

1. 고객의 부품 번호 체계를 이용하는 것입니다. 영어로 CPN ( Customer Part Number)입니다. CPN은 고객에서 주문할 때 사용하는 외부에서 온 식별코드입니다. 앞서 언급한 지능형 부품체계와 함께 구성하면 고객의 요구 및 필요 사항에 대한 내용을 쉽게 반영할 수 있습니다.

2. 항목 식별자로 숫자를 사용하면 용이합니다. 항목 식별자는 회사 내부에서 사용하는 식별코드입니다. 비지능형으로 구성해서 단순하고 일관되게 유지하는 것이 좋습니다.

3. 부품 번호 길이를 일정하게 유지합니다. 의미 없이 길게 작성할 필요도 없으며, 너무 길게 되면 ERP, MES, PLM에 입력하거나  Interface 될 경우 혼란 혹은 오류가 발생할 수 있으므로 적절하게 유지하는 것이 중요합니다.

 

Reference Case Automotive  자동차 부품 사에서 사용할 수 있는 사례

• 고객 부품 번호 (CPN) 체계를 사용합니다. CPN은 고객과 주문 시 사용되는 외부적인 식별자입니다. CPN은 지능형으로 구성하여 자동차 부품의 특성이나 기능을 나타낼 수 있습니다. 예를 들어, 부품의 유형 BOM, 제조사, 모델, 연식 등을 알 수 있습니다.
• 항목 식별자로 숫자를 사용합니다. 항목 식별자는 내부적으로 사용되는 식별자입니다. 항목 식별자는 비지능형으로 구성하여 간단하고 일관되게 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 0001, 0002, 0003 등의 숫자를 사용할 수 있습니다
• 부품 번호 길이를 일관되게 유지합니다. 너무 짧거나 너무 긴 부품 번호는 혼란을 일으킬 수 있으므로 적절한 길이로 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 8자리 또는 10자리의 숫자를 사용할 수 있습니다. 대부분의 경우는 8자리를 많이 사용합니다. ERP와의 인터페이스에서도 가장 중요한 부분 중에 하나 이기 때문에 충분한 협의를 거쳐 부품번호를 잡는 것이 가장 중요합니다.
• 항목 식별자 번호가 무조건!!! 고유해야 합니다. 또한 영구적으로 사용되어야 합니다. 한번 정해진 부품번호체계를 회사가 발전할 수로고 변경하는 것이 굉장히 번거롭고 어렵습니다. 처음에 정하실 때, 구체적인 협의를 거쳐야 한다는 것을 절대 잊지 마시기 바랍니다.! 또한 중복 및 재사용된 항목 식별자 번호는 설계 및 양산에 큰 문제를 야기하여 재고관리에도 (-)가 나는 문제를 발생할 수 있으니 조심하시기 바랍니다.

이와 같이 도면문서관리의 품번체계에 대한 내용을 알아보았습니다.  효율적인 부품 번호 시스템을 만드는 데 도움이 되시면 좋겠습니다.

질문이나 제안 사항이 있으시면 메일을 남겨 주시면 기꺼이 도와드리겠습니다.

읽어주셔서 감사합니다!